Politique de confidentialité

À la Clinique L'empreinte psychosociale inc., la protection de vos renseignements personnels et le respect de votre vie privée sont au cœur de nos engagements. La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données dans le cadre de nos services d'intervention psychosociale, de nos services de supervision professionnelle, de nos services aux entreprises, et de nos processus de gestion administrative.

1. Types de données collectées

Dans le cadre de nos démarches, nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services :

Identité et coordonnées : Nom, prénom, genre, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, nom des parents, du tuteur ou du représentant légal, adresse courriel, coordonnées de contact en cas d'urgence.
Informations relatives aux services et à l'évaluation : Renseignements transmis dans le cadre des rencontres, renseignements obtenus d'un référent (professionnel, programme d'aide à la personne, programme d'aide aux employés), réponses à des questionnaires standardisés.
Informations de facturation et administratives : Historique des rendez-vous, modes de paiement et information requise pour l'émission de reçus officiels.

2. Objectifs de la collecte

La collecte de vos données repose sur votre consentement explicite et répond aux objectifs suivants :

Prestation de services et suivi professionnel : Évaluer vos besoins, planifier l'accompagnement, réaliser les suivis psychosociaux ou de supervision, et assurer la continuité et la qualité des services offerts.
Gestion administrative : Organiser la prise, le report ou l'annulation de vos rendez-vous, gérer la facturation et émettre les reçus officiels.
Partage sécurisé de documents : Transmettre des documents de manière confidentielle (ex. : plan d'intervention, ressources, exercices).
Conformité légale et obligations professionnelles : Répondre aux exigences de tenue de dossier et aux normes encadrant la pratique.

3. Utilisation et communication des données

Vos données sont traitées de manière strictement confidentielle. Elles ne seront divulguées qu'avec votre autorisation écrite, sur ordonnance d'un tribunal ou dans les limites prévues par la loi :

Protection de la jeunesse (Art. 39 LPJ) : Obligation de signaler au DPJ toute situation où la sécurité ou le développement d'un enfant pourrait être compromis.
Prévention d'un acte de violence ou suicide (Art. 40 du Code de déontologie) : Autorisation de lever le secret professionnel pour prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu'il existe un risque sérieux de mort ou de blessures graves imminent.
Limites en milieu naturel et à domicile : Pour les rencontres tenues à l'extérieur (parcs, sentiers, espaces publics), la confidentialité ne peut être entièrement garantie en raison de la présence possible de tiers. Des modalités et mesures d'atténuation font l'objet d'une discussion préalable. Il en va de même pour les rencontres à domicile, la Clinique n'ayant pas de contrôle sur l'insonorisation des lieux ni sur la présence de tiers. Des mesures seront discutées préalablement.

4. Mesures de sécurité, conservation et incidents

Nous appliquons des mesures de sécurité rigoureuses pour assurer la protection de vos données :

Plateforme Colib sécurisée : La gestion administrative, la tenue de dossier et la prise de rendez-vous sont centralisées sur la plateforme Colib, garantissant un chiffrement et des protocoles de sécurité conformes à la Loi 25.
Sécurisation des accès : Utilisation d'un système d'exploitation sécurisé et tenu à jour, combiné à l'utilisation de l'authentification à deux facteurs pour protéger les accès.
Conservation et destruction : Votre dossier professionnel est conservé de façon sécurisée pendant une période de 5 ans à compter de la date du dernier service rendu, conformément à nos obligations professionnelles, puis détruit de façon sécuritaire.
Gestion des incidents de confidentialité : En cas d'incident de sécurité impliquant vos renseignements personnels, la Clinique s'engage à prendre les mesures nécessaires pour réduire les risques de préjudice et à aviser les personnes touchées ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si l'incident présente un risque de préjudice sérieux.
Droits d'accès et de rectification : Vous disposez du droit de consulter les renseignements personnels contenus dans votre dossier, d'en demander une copie ou d'exiger la rectification de données inexactes ou incomplètes.

5. Utilisation des témoins de navigation (Cookies)

Notre site web utilise des témoins de navigation (cookies) et des technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, améliorer votre expérience utilisateur et analyser le trafic sur notre site :

Témoins strictement nécessaires : Indispensables à la navigation, à la sécurité et à l'accès aux fonctionnalités de base de notre site web. Ils ne nécessitent pas votre consentement préalable.
Témoins de mesure de performance et d'analyse : Utilisés pour recueillir des données anonymes sur la manière dont les visiteurs interagissent avec notre site (ex. : pages les plus visitées, durée de navigation) afin d'en optimiser le contenu et la convivialité.

Conformément à la Loi 25, les témoins non essentiels sont désactivés par défaut. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences ou désactiver l'utilisation des cookies en configurant les paramètres de votre navigateur web. Veuillez noter que la désactivation de certains témoins peut affecter l'affichage ou l'accès à certaines fonctionnalités du site.

6. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question concernant la présente politique, pour déposer une plainte ou pour exercer vos droits d'accès, de rectification ou de retrait de consentement, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels :

Simon Paré-Gaudreault, Président

Clinique L'empreinte psychosociale inc.

Courriel : [email protected]

7. Demandes faites en ligne

Cette section s'applique quand vous laissez vos coordonnées sur une page de la Clinique à l'adresse rdv.empreintepsychosociale.com.

Ce que nous recueillons : votre prénom, votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel, ainsi que la page et l'annonce d'où vient votre demande. Aucun renseignement sur votre situation ou celle de votre enfant n'est demandé.
Pourquoi : vous rappeler, fixer votre première rencontre et assurer le suivi de votre demande.
Qui les traite : la Clinique et son prestataire, Patients sur Demande, qui gère ces pages et le suivi des demandes pour elle. La plateforme HighLevel héberge les pages, le formulaire et les messages ; les courriels passent par Mailgun et les textos par Twilio. Les rapports remis à la Clinique, agrégés et sans nom, sont conservés dans Google Workspace. L'outil d'intelligence artificielle Claude (Anthropic) peut servir à l'analyse et au suivi des demandes, sans aucun renseignement clinique ; l'option qui permettrait d'utiliser ces échanges pour entraîner ses modèles est désactivée.
Hors du Québec : ces fournisseurs sont situés aux États-Unis, en Irlande ou dans plusieurs pays. Leurs ententes de traitement, leurs certifications de sécurité et le chiffrement des données encadrent ces transferts ; la Clinique juge la protection adéquate.
Textos et courriels : les messages envoyés après votre demande ne nomment ni le service ni la raison de votre demande.
Témoins de navigation : les témoins de Meta (Facebook et Instagram), de Google Analytics et de Hotjar ne se déclenchent qu'après votre consentement, donné dans la bannière de la page. Meta ne reçoit jamais votre nom, votre courriel ni votre numéro de téléphone, seulement des événements neutres, identiques pour tous les services.
Conservation : 6 mois après votre demande si elle reste sans suite ; si vous devenez client, 12 mois après le dernier contact par la plateforme, votre dossier étant tenu dans Colib.
Vos droits : pour consulter, corriger ou retirer ces renseignements, communiquez avec le responsable nommé à la section 6.